Trucos para dominar el mail y evitar que te domine él a ti

Trucos para dominar el mail y evitar que te domine él a ti

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MARTES, 20 DE ENERO DE 2015 3:03 GMT

Sistemas para gestionar el email hay muchos, pero ¿qué te parece si es un ejecutivo de renombre de Google quien nos muestra su 'antisistema'? Eric Schmidt se ha remangado para enseñarnos con toda crudeza cómo logra mantener el correo electrónico a raya, y prepárate para leer recetas de cuña propia que posiblemente no sirvan a todo el mundo. A él, desde luego, sí.

Adivina, adivinanza... ¿Qué haces a diario en el trabajo lo quieras o no e inviertes mucho tiempo en ello? Podemos hacer muchas bromas al respecto de esta pregunta, pero lo cierto es que en todos aquellos trabajos de oficina hay un elemento común que se ha convertido en un auténtico ladrón de tiempo: el email. Esta forma de comunicación está en decadencia, pero en una decadencia que va a resultar eterna, puesto que sigue siendo el estándar de comunicación en el mundo laboral, y más mal que bien, cubre su cometido. Los grandes han visto ya las orejas al lobo y proponen alternativas que nos alejen de una atestada bandeja de entrada, pero la realidad nos dice que tenemos que seguir pegados a ella durante bastante tiempo, así que más nos vale saber dominar esta herramienta, o al menos evitar que ella nos domine a nosotros.

En este sentido, se han escrito ríos de tinta con múltiples consejos, generalmente muy útiles, que nos servirán para poner un poco de orden en este desaguisado. Pero cuando los consejos llegan de alguien a quien suponemos extremadamente ocupado y ostentando un puesto de gran responsabilidad en una firma millonaria, la cosa cambia. Nos estamos refiriendo al mismísimo Eric Schmidt, la mano derecha del tándem Sergey Brin y Larry Page, cofundadores de Google. Como podrás suponer, a este ejecutivo no le sobra tiempo precisamente pero no ha renunciado en ningún momento a la gestión del email, y de hecho, ha logrado poner en práctica unas técnicas muy efectivas, o al menos lo son para él.

El método 'antisistema'

Si has leído alguna de las prácticas guías que los expertos en productividad han pertrechado con mimo, sabrás que hay una serie de elementos comunes como no abusar del 'con copia', no obsesionarse con el 'inbox zero' o bien tomarte tu tiempo antes de responder a un email. Pues bien, el de Washington nada contra corriente con unsistema alternativo que rechaza estas reglas y desde luego a él le funciona. Suponemos que Schmidt recibirá una cantidad escandalosa de correos electrónicos al cabo del día, y sin embargo, con su particular método ha logrado recuperar las riendas de este sistema de comunicación. Vamos con él:

• Sé conciso: este punto se explica por sí solo. Un email largo y adornado con metáforas no sólo hace perder el tiempo a emisor y receptor, sino que además diluye el propio contenido del mensaje.
• Vacía la bandeja de entrada: Es el famoso 'inbox zero' pero aplicado con una visión muy particular. Schmidt no persigue dejar el buzón de entrada a cero para lograr terminar todas las tareas, sino que lo que intenta evitar con esta regla es perder el tiempo en pensar qué queda pendiente. Según sus propias palabras, "el tiempo que dediques a dilucidar qué correo abrir ahora es un tiempo malgastado".
• Aplica el método LIFO: Los que hayáis estudiado algo de contabilidad conoceréis el método de gestión de almacén LIFO (Last In First Out), según el cual, el último producto en llegar al almacén debe ser el primero en ser vendido. Pues bien, aplicando este sistema al email, deberemos centrarnos en atacar siempre al último correo, porque según sostiene nuestro protagonista, "los correos más viejos suelen atenderse solos".
• Comparte la información: Este punto a buen seguro que levantará muchas ampollas entre los expertos, pero el directivo propone poner en copia a voluntad con la idea de "compartir la información". Suponemos que este sistema está bien para el emisor, pero si en una organización todo el mundo lo aplica...
• Emplea etiquetas: Se nota quién paga la nómina de Eric Schmidt y por eso no nos sorprende que el ejecutivo domine el empleo de etiquetas para trazar luego las respuestas sobre un asunto en concreto.

Como puedes apreciar, el sistema del estadounidense a priori no será eficaz para todo el mundo, pero sin duda aporta una nueva visión de alguien además que no teoriza sobre el tema, sino que está en el campo de batalla a diario poniéndolo en práctica. Gregory Ferensein recoge el guante de lo escrito por Schmidt y añade un par de puntos interesantes en VenturaBeat, y en especial al que se refiere al punto uno de la norma antisistema del directivo. El autor se refiere a ir al grano y a aplicar otra técnica que cada vez emplean más directivos: la no respuesta es ya una respuesta. Dicho de otra manera, para qué perder el tiempo en responder algo vago o políticamente correcto. Si no hay nada que decir, no se responde... y eso ya es una respuesta.