Conceptos básicos para
empezar a utilizar Google Docs
SOFT ZONE
SÁBADO, 1 DE OCTUBRE DE 2016 17:13 GMT
Cuando hablamos de software de procesamiento de texto a todo el mundo le
vendrá a la cabeza Word, la herramienta de la suite de Microsoft
más utilizada por todo el mundo para crear y editar documentos de texto. Sin
embargo, cuando hablamos de utilizar un espacio de trabajo compartido
para editar documentos, no todo el mundo está familiarizado con este
concepto y de ahí que sean algo reacios a lanzarse a hacer uso de ellos.
En este sentido, Google Docs es sin duda el más utilizado y el más
popular, de ahí que vamos a mostrar a continuación algunos conceptos
básicos para comenzar a utilizar esta herramienta de edición y colaboración que
nos permite compartir un documento con nuestros compañeros, amigos o familiares
para que cada uno pueda hacer sus modificaciones y estén visibles
automáticamente para el resto.
Editar imágenes
Es probable que añadamos algunas imágenes en nuestros documentos de texto,
sin embargo, muchas veces necesitamos editarlas para retocarlas o añadir algún
efecto en ellas. Para ello, existen muchas herramientas de edición de imágenes,
pero puede que no tengamos los conocimientos necesarios para hacer uso de
ellas.
Sin embargo, Google Docs permite de manera sencilla añadir varios efectos o
cambiar el tamaño, color, transparencia, brillo o contraste de una imagen. Para
ello, simplemente debemos seleccionar la imagen del documento e ir a la opción
del menú superior Format > Imagen options o a la opción Format > Crop
image si la queremos recortar.
Convertir o guardar un documento en diferentes formatos
Desde Google Docs es posible convertir o descargar un documento en
diferentes formatos como .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt, entre otros. Para ello,
sólo tenemos que ir al documento y en el menú File elegir la opción Download as
y elegir el formato que queramos de todos los que se muestran.
Cuando varias personas trabajan sobre un mismo
documento, hay algo que puede ser de gran ayuda, la posibilidad de añadir
comentarios. Algo que permite Google Docs de manera sencilla, ya que con sólo
pulsar sobre el botón derecho del ratón sobre el propio documento o pasando el
ratón por le margen derecho del documento, nos aparecerá un menú contextual con
la opción de agregar comentario o Comments. Al pulsar sobre esa opción
aparecerá una pequeña ventana con nuestro nombre de usuario y una caja de texto
para escribir el comentario, que estará visible para cualquier otra persona al
lado derecho del documento.
Mostrar historial de revisión
El hecho de que un documento pueda ser editado por varias personas, puede
generar conflictos de ahí que Google Docs cuente con un historial de revisión
que nos permita ver en cada momento cada uno de los cambios realizados en el
documento por cada usuario que tiene acceso a él. Para ver el historial de
cambios, sólo tenemos que ir al menú File > See revisión history. Esto nos
mostrará el documento con un control de cambios en el lateral derecho de la
pantalla, pudiendo saber qué se hizo en cada caso con sólo pulsar sobre el
cambio. Esta opción muestra el día y la hora de cada edición y permite mostrar
más o menos detalle sobre cada revisión.
Es posible que en algún momento queramos añadir texto de otro sitio, como
una página web, a nuestro documento en Google Docs, sin embargo, puede que
cuando lo peguemos veamos cómo se mantiene el formato del texto del sitio
origen, etiquetas, negritas, enlaces, etc. Si no queremos que nos ocurra esto y
que el texto se pegue sin ningún formato, sólo tenemos que poner el cursor en
la zona del documento donde queremos añadir el texto, pulsar sobre el botón
derecho del ratón y elegir la opción Paste withouth format. También podemos
hacerlo mediante la combinación de teclas Ctrl + Shift + V.
Instalar complementos
A medida que nos vamos familiarizando con Google Docs, es posible que echemos
en falta algunas funciones que nos pueden ayudar a sacar el máximo provecho al
servicio. Es por eso que la herramienta de Google permite instalar desde la
opción de menú Add-ons, algunos complementos como estilos, tablas de
contenidos, plantillas, funciones matemáticas, etc.
A veces estos documentos elaborados con la colaboración de varias personas,
resultan ser contenidos para luego publicar en un blog o página web. Si este es
tu caso, es necesario que sepas que Google Docs ofrece la posibilidad de crear
el código necesario para incrustar nuestro documento en una página web sin
ninguna complejidad.
No hay comentarios:
Publicar un comentario